¿Qué hacer ante una inspección laboral?

Las inspecciones de trabajo pueden realizarse a cualquier negocio con empleados sin previo aviso, con la finalidad de evitar que un autónomo incurra en delitos contra los derechos laborales de sus trabajadores.

Estas inspecciones se rigen por la defensa del trabajador y la consolidación de unas condiciones de trabajo legales y dignas.  Por ello, te damos algunos tips y recomendaciones para las preguntas más comunes sobre las inspecciones laborales.

¿Quién puede ser candidato a una inspección laboral? 

Cualquier empresa (pública o privada), autónomo, sociedades cooperativas, entidades o comunidades de bienes pueden recibir una inspección por parte de la Seguridad Social. 

Pueden realizarse de dos formas:

•  Mediante un procedimiento habitual y rutinario.
• A raíz de una denuncia de un cliente o un empleado. 

¿Qué hacer ante una inspección laboral?

 Se recomienda siempre prestar una actitud colaborativa ante el inspector, ya que en caso de presentar trabas o una actitud negativa, se podría acudir a las fuerzas de seguridad. Estos inspectores pueden acceder a cualquier área de la empresa e incluso entrevistar a cualquier empleado. Además, el autónomo o empresario “víctima” de la inspección siempre podrá solicitar la identificación del inspector.

Documentación a presentar ante el inspector laboral

Es crucial que un autónomo o un empresario guarde los recibos y la documentación durante el mínimo estipulado de cuatro años. Debido a los cambios realizados en 2015, la documentación necesaria que se debe entregar durante una inspección de trabajo es:

• Acta constitutiva.
• Copia certificada del poder notarial del representante legal.
• Constancia de Registro Federal de Contribuyentes.
• Aviso del registro patronal ante el IMSS, con clase y grado de riesgo.
• Contratos individuales de trabajo celebrados con los trabajadores.
• Relación total de trabajadores, que incluya género y categoría de empleados (sindicalizados, de confianza, eventuales o extranjeros).
• Copia del Contrato Colectivo o Ley que rija las relaciones colectivas de la empresa, así como la minuta que acredite la fecha de su depósito ante la autoridad laboral o documento en el que conste la última revisión contractual o prórroga.

• Comprobantes de la entrega de un ejemplar del reglamento a cada trabajador.
• Acta de integración de la comisión mixta encargada de elaborar el reglamento interior de trabajo y acuse de recibo que acredite la fecha de su depósito ante la Junta de Conciliación y Arbitraje.
• Nóminas y CFDI o recibos de pago de salarios, aguinaldo, vacaciones y prima vacacional.
• Controles de asistencia al centro de trabajo y jornadas extraordinarias
• Declaración de impuestos del último ejercicio fiscal y acuse de recibo a los trabajadores de ésta.
• Proyecto de reparto de utilidades a los trabajadores, acta de la comisión revisora y recibos de pago de la PTU.
• Acta de integración de la comisión mixta de capacitación y adiestramiento y las reglas de su funcionamiento (en caso de no tener Contrato Colectivo o Ley).
• Planes y programas de capacitación y adiestramiento.
• Acta de constitución de la comisión mixta de antigüedades y cuadro general de antigüedades.
• Relación de constancias de habilidades laborales del personal.
• Acta de integración de comisión mixta de seguridad e higiene.
• Constancias de pago de las cuotas obrero-patronales ante el IMSS, aportaciones y amortización del Infonavit e Infonacot.

Es importante comentar que en cualquier otro tipo de inspección serán solicitados, además de los documentos citados, los que incumban en forma específica a la inspección de que se trate.

Además de todo esto, cabe destacar que un inspector de trabajo, durante su trabajo tiene derecho a solicitar cualquier dato relevante sujeto a la actividad de la empresa si estos son relevantes para determinar la legalidad de todos los procesos del negocio y de si se cumple con la normativa.

Estas capacidades añadidas son:

• Solicitar los códigos de acceso a equipos informáticos.
• Realizar fotos, vídeos o audios que prueben una situación determinada.
• Pedir la comparecencia del autónomo/empresario/empleado
• Llevar a cabo medidas cautelares en caso de sospecha de que existen posibilidades de la destrucción o modificación de pruebas